7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi

Panduan:

Setiap orang memerlukan informasi untuk menjalankan pekerjaannya dengan baik. Oleh karena itu, informasi yang digunakan harus selalu mutakhir.

Dokumen berisi informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga harus tetap relevan dan diperbarui secara berkala. Informasi terdokumentasi juga harus tersedia dalam bentuk yang sesuai dengan tujuan penggunaannya.

Informasi terdokumentasi dalam bentuk elektronik umumnya lebih mudah digunakan, dikelola, dan dibagikan, termasuk kepada pihak di luar perusahaan. Selain itu, informasi tersebut harus dilindungi secara memadai untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaannya.

Informasi terdokumentasi perlu dapat diakses oleh pihak yang berwenang sesuai dengan kewenangannya. Dengan demikian, manajemen perlu menerapkan pengendalian yang tepat, termasuk pengendalian terhadap pendistribusian, perlindungan, dan akses informasi (dokumen).