7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi

Panduan:

Dalam bekerja, setiap orang memerlukan informasi. Oleh karena itu, agar pekerjaan dapat berjalan sebagaimana mestinya, informasi yang diterima harus selalu mutakhir atau terkini.

Dokumen memuat informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Oleh sebab itu, dokumen harus selalu relevan dan diperbarui secara berkala.

Informasi terdokumentasi harus tersedia dalam bentuk yang sesuai dengan tujuan penggunaannya. Informasi terdokumentasi dalam bentuk elektronik umumnya lebih mudah digunakan, dikelola, dan dibagikan, misalnya kepada pihak-pihak di luar perusahaan.

Selain itu, informasi terdokumentasi wajib dilindungi secara memadai untuk memastikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaannya tetap terjaga.

Informasi terdokumentasi perlu tersedia bagi seluruh pihak yang memerlukan akses terhadap informasi tersebut sesuai dengan kewenangannya.

Oleh karena itu, penting untuk menerapkan pengendalian informasi terdokumentasi yang sesuai, termasuk pengendalian terhadap pendistribusian, perlindungan, dan akses informasi.