4.1 Memahami organisasi dan Konteks organisasi

Panduan:

Organisasi harus melakukan analisa isu-isu organisasi yakni isu internal dan isu eksternal:

Analisis isu-isu ini memiliki tiga tujuan:

• memahami konteks untuk menentukan ruang lingkup SMKI;

• menganalisis konteks untuk menentukan risiko dan peluang; Dan

• memastikan bahwa SMKI disesuaikan dengan perubahan isu-isu eksternal dan internal.

Isu Internal 

Isu internal adalah isu-isu yang dapat dikontrol organisasi. Contoh isu internal dapat mengacu pada aspek sbb:

• Budaya organisasi 

• Kebijakan, sasaran dan rencana untuk mencapai sasran (rencana kerja organisasi) 

• Struktur organisasi, tugas dan kewenangan dalam organisasi 

• Standards, pedoman, prosedur  dan proses 

• Kapabilitas  sumber daya dan pengetahuan (misalnya modal, waktu, orang, proses, sistem dan teknologi)

Isu eksternal 

Isu eksternal adalah permasalahan yang berada di luar kendali organisasi. Contoh isu-isu eksternal dapat mengacu pada faktor sbb:

• Political 

• Economical 

• Social and cultural 

• Technological 

• Legal 

• Environmental 

Cara Mengumpulkan informasi 

Isu internal dan eksternal dapat berubah seiring berjalannya waktu. Oleh sebab itu, isu internal dan eksternal wajib dimonitor dan dikaji ulang secara berkala. Mengkaji ulang isu-isu ini dapat dilaksanakan misalnya melalui kegiatan Tinjauan Manajemen.

Bagaimana mendapatkan informasi terkait isu internal dan eksternal perusahaan? Untuk memperoleh informasi isu internal dan eksternal dapat dilakukan melalui berbagai sumber.  Contoh sumber untuk mendapatkan informasi isu internal dan eksternal antara lain: 

• Dokumentasi internal seperti notulen rapat, hasil diskusi rapat 

• Hasil meeting dengan customer atau stakeholder lainnya

• Publikasi nasional dan internasional 

• Website pemerintah atau yang relevan

• Asosiasi profesional

• Workshop dan konferensi 

• dll

Contoh konteks organisasi bisa dilihat di tabel di bawah ini.